در بازار پرتلاطم املاک، تنظیم قراردادهای دقیق و یکپارچه همیشه یکی از دغدغه‌های اصلی مشاوران بوده است. هر قرارداد باید هم از نظر حقوقی معتبر باشد، هم خوانا و قابل‌فهم برای طرفین. حالا سامانه کاتب با معرفی قابلیت جدیدی به نام قرارداد یکسان ، این مسیر را ساده‌تر، سریع‌تر و امن‌تر کرده است.
در این مقاله از ملکچین، به این سوال پاسخ می‌دهیم که قرارداد یکسان چیست ، چه کاربردی دارد و چرا مشاوران حرفه‌ای باید از آن استفاده کنند.
قرارداد یکسان چیست ؟
قرارداد یکسان به قراردادی گفته می‌شود که با فرمت استاندارد و از پیش‌تعریف‌شده، برای ثبت معاملات ملکی تنظیم شده است. در قرارداد یکسان، بندهای قانونی و اطلاعات اصلی از قبل طراحی شده‌اند تا مشاور املاک بدون نیاز به تنظیم دستی مجدد، تنها با وارد کردن مشخصات طرفین و ملک، بتواند یک قرارداد کامل، دقیق و رسمی صادر کند.
فرمت قرارداد یکسان که در سامانه کاتب ارائه شده، با هدف استانداردسازی فرآیند تنظیم قرارداد، کاهش خطاهای انسانی و تسریع عملیات ثبت قرارداد توسعه یافته است. از این پس، مشاوران املاک می‌توانند با چند کلیک ساده، قراردادی رسمی، قابل استناد و هماهنگ با قوانین روز کشور را صادر و برای امضا آماده کنند.
مزایای قرارداد یکسان برای مشاوران املاک
استفاده از قرارداد یکسان در سامانه کاتب فقط یک الزام قانونی نیست؛ بلکه یک ابزار قدرتمند برای حرفه‌ای‌هاست. این قراردادها:
- قابل استناد قانونی هستند چون با همکاری قوه قضاییه تدوین شده‌اند.
- احراز هویت الکترونیکی طرفین را انجام می‌دهند، یعنی نیازی به روش‌های سنتی و کاغذی نیست.
- امکان استعلام سریع و لحظه‌ای شرایط ملک و طرفین (مانند بازداشت بودن یا ممنوع‌المعامله بودن) را فراهم می‌کنند.
- باعث کاهش ریسک خطای انسانی و جعل سند می‌شوند.
چه زمانی نمی‌توان از قرارداد یکسان استفاده کرد؟
طبق ماده ۱۶ آیین‌نامه، در برخی موارد همچنان نیاز به مراجعه به دفتر اسناد رسمی وجود دارد و نمی‌توان از قابلیت قرارداد یکسان استفاده کرد:
- اگر قرارداد غیرمعوض باشد (مثل هبه یا صلح بدون عوض)
- اگر ملک در بازداشت باشد
- اگر یکی از طرفین نماینده قانونی باشد (مثلاً وکیل، ولی، قیم یا وصی)
- اگر یکی از طرفین کمتر از ۱۸ سال سن داشته باشد
مراحل ثبت قرارداد یکسان در سامانه کاتب (راهنمای گام‌به‌گام)
ثبت قرارداد یکسان در سامانه کاتب کاملاً به‌صورت الکترونیکی انجام می‌شود و نیازی به مراجعه اولیه به دفترخانه ندارد. این فرآیند شامل چند مرحله مشخص است که باید به ترتیب انجام شوند. کارشناسان ملکچین این مراحل را بررسی کرده‌اند تا راهنمایی ساده و کاربردی برای مشاوران املاک و کاربران آماده شود؛ به‌طوری‌که حتی اگر برای اولین‌بار قصد استفاده از قرارداد یکسان را داشته باشید، بتوانید بدون سردرگمی، تمام مراحل را انجام دهید.
1 . ورود به سامانه کاتب
برای شروع ثبت قرارداد یکسان، مشاوران املاک ابتدا باید وارد وب‌سایت kateb.ir شوند. پس از ورود به سایت، از قسمت بالای صفحه گزینه «سوپر وب کاتب» را انتخاب کرده و وارد سامانه شوند.
اگر پیش‌تر در سامانه ثبت‌نام نکرده باشند، باید یک حساب کاربری برای خود ایجاد کنند. برای این کار، کافی است اطلاعاتی مانند کد ملی، تاریخ تولد و شماره تلفن همراه را وارد کرده و کد تأیید ارسال‌شده از طریق پیامک را ثبت کنند. با تأیید این اطلاعات، حساب کاربری مشاور فعال شده و امکان استفاده از خدمات سامانه، از جمله تنظیم قراردادهای یکسان، فراهم می‌شود.
2 . انتخاب نوع قرارداد در قرارداد یکسان
پس از ورود به سامانه، کاربر وارد بخش مخصوص مشاوران املاک می‌شود. در این قسمت، باید از منوی موجود، گزینه «قرارداد یکسان» را انتخاب کند تا فرآیند تنظیم قرارداد آغاز شود.
در این مرحله، نوع قراردادی که قرار است تنظیم شود مشخص می‌شود. سامانه کاتب از انواع مختلف معاملات پشتیبانی می‌کند؛ از جمله:
- خرید و فروش ملک
- اجاره
- صلح
همچنین نوع ملک مورد معامله باید انتخاب شود، مثلاً:
آپارتمان مسکونی، واحد تجاری، اداری، زمین، ویلا و…
پس از انتخاب نوع قرارداد، سامانه به‌صورت هوشمند فرم مخصوص همان نوع معامله را نمایش می‌دهد تا کاربر بتواند اطلاعات لازم را وارد کند.
نکته مهم:
در صورتی که نوع قرارداد یا ملک به‌اشتباه انتخاب شود، امکان بازگشت و اصلاح آن در مراحل بعدی وجود ندارد. بنابراین بهتر است مشاوران املاک با دقت بالا و بررسی کامل نوع معامله، این مرحله را انجام دهند.
3 . ورود اطلاعات اشخاص
در این مرحله از ثبت قرارداد یکسان ، اطلاعات مربوط به طرفین قرارداد باید به‌صورت دقیق در سامانه وارد شود. طرفین شامل فروشنده، خریدار و دو شاهد هستند. برای هر شخص، اطلاعات زیر مورد نیاز است:
- کد ملی
- تاریخ تولد
- شماره تلفن همراه
- سهم طرف در معامله (مثلاً سهم هر خریدار یا فروشنده از ملک)
- سمت شخص (مثلاً فروشنده، خریدار، موجر، مستأجر و…)
پس از وارد کردن این اطلاعات، سامانه به‌صورت خودکار کدی برای احراز هویت به شماره موبایل فرد ارسال می‌کند. این کد باید وارد شود تا هویت شخص تأیید گردد. همچنین تصویر کارت ملی و نام شخص نیز در سامانه نمایش داده می‌شود تا صحت اطلاعات قابل بررسی باشد.
درباره شاهدها:
ثبت اطلاعات دو شاهد برای تکمیل قرارداد یکسان الزامی است. اطلاعات مربوط به شاهدان را میتوان هم در این مرحله و هم در پایان مراحل وارد کرد. شاهدها نیز باید دارای کد ملی و شماره همراه معتبر باشند و تأیید هویت آن‌ها همانند طرفین معامله انجام می‌شود.
نکته کارشناسان ملکچین:
حتماً قبل از ثبت نهایی، سهم طرفین را بررسی کنید تا مجموع سهم خریداران و فروشندگان با هم برابر باشد. همچنین توجه داشته باشید که اگر یکی از طرفین کمتر از ۱۸ سال سن داشته باشد یا به‌جای خودش نماینده‌ای (مثل ولی، وکیل یا قیم) معرفی کرده باشد، امکان ثبت قرارداد یکسان وجود ندارد ..
4 . ورود اطلاعات سند مالکیت
پس از ثبت اطلاعات طرفین، نوبت به وارد کردن مشخصات سند رسمی ملک می‌رسد. این بخش یکی از مهم‌ترین مراحل در فرآیند ثبت قرارداد یکسان است، چون بدون سند رسمی، امکان ادامه ثبت قرارداد وجود ندارد.
برای شروع، مشاور املاک باید با کلیک روی گزینه‌ی «افزودن سند»، اطلاعات سند مالکیت را وارد کند. این اطلاعات شامل موارد زیر است:
- انتخاب نوع سند
- شماره دفتر الکترونیک یا همان کد یکتا
- مالک سند
سپس سامانه به‌صورت خودکار، با استفاده از استعلام الکترونیکی از سازمان ثبت اسناد، صحت سند و امکان انجام معامله را بررسی می‌کند.
نکته مهم:
اگر ملک در بازداشت باشد یا یکی از شرایط زیر برقرار باشد، سامانه پیامی مبنی بر عدم امکان انجام معامله نمایش می‌دهد و ادامه فرایند متوقف می‌شود:
- ملک در رهن یا توقیف باشد
- سند فاقد اعتبار باشد
- فروشنده ممنوع‌المعامله یا فاقد اهلیت قانونی باشد
5 . ورود اطلاعات ملک
در ادامه ثبت قرارداد یکسان بعد از تأیید سند، باید اطلاعات کامل ملک مورد معامله در سامانه وارد شود. این اطلاعات به سامانه کمک می‌کند تا مشخصات دقیق ملک ثبت شود و هیچ ابهامی در خصوص نوع، وضعیت و ویژگی‌های آن باقی نماند.
اطلاعاتی که در این مرحله وارد می‌شوند، شامل موارد زیر هستند:
- نوع ملک: مسکونی، تجاری، اداری، زمین و…
- نشانی دقیق: استان، شهرستان، بخش، خیابان، پلاک، کد پستی
- اطلاعات انشعابات: وجود یا عدم وجود آب، برق، گاز، فاضلاب، تلفن
- ویژگی‌های خاص: پارکینگ، انباری، آسانسور، حق انتفاع یا ارتفاق
- مشخصات فنی: مساحت، شماره قطعه، حدود اربعه، طبقه و…
سامانه بخشی از این اطلاعات را از روی سند مالکیت یا سیستم‌های استعلام پستی و ثبتی دریافت می‌کند. اما بخش‌هایی که قابل ویرایش است، باید توسط مشاور یا کاربر تکمیل شود.
نکته کلیدی:
اطلاعاتی مثل پارکینگ و انباری معمولاً از طریق سیستم استعلام صحت‌سنجی می‌شوند. اگر در سند ذکر شده باشد اما در سامانه ثبت نشود، ممکن است در آینده دچار مشکل شوید.
توصیه کارشناسان ملکچین:
حتماً دقت کنید اطلاعات واردشده با مشخصات واقعی ملک مطابقت داشته باشد. اشتباه در وارد کردن نشانی، متراژ یا تعداد واحدها می‌تواند هم قرارداد را بی‌اعتبار کند و هم در دفترخانه موجب تأخیر یا اشکال در ادامه روند شود.
6 . ورود مبلغ معامله و شرایط پرداخت
در این مرحله، نوبت به ثبت اطلاعات مالی قرارداد می‌رسد؛ یعنی مبلغ کل معامله، نحوه پرداخت و شرایط مرتبط با آن. این بخش اهمیت زیادی دارد چون مستقیماً با حق‌وحقوق طرفین و اعتبار قرارداد در ارتباط است.
چه اطلاعاتی وارد می‌شود؟
- مبلغ کل معامله (ثمن): مثلاً قیمت فروش ملک یا مبلغ اجاره
- نحوه پرداخت: نقدی، چکی، انتقال بانکی، پرداخت در چند مرحله
- تاریخ‌های پرداخت: اگر چند مرحله‌ای باشد، زمان هر پرداخت مشخص می‌شود
سامانه این اطلاعات را در قالب فرم مشخص ارائه می‌دهد و کاربر باید فیلدها را به‌دقت تکمیل کند.
نظر کارشناسان ملکچین:
مشاوران باید با دقت کامل، اطلاعات پرداخت را وارد کنند؛ چون هرگونه اشتباه یا تغییر خارج از قرارداد ثبت‌شده ممکن است در صورت اختلاف، قابلیت استناد قانونی نداشته باشد .
7 . تعیین دفتر اسناد رسمی
در این مرحله، طرفین قرارداد باید یک دفتر اسناد رسمی برای مراجعه نهایی و تکمیل فرآیند قانونی معامله انتخاب کنند. هرچند ثبت قرارداد یکسان در سامانه به‌صورت کامل و الکترونیکی انجام می‌شود، اما طبق قانون، برای رفع محدودیت‌ها و رسمی شدن نهایی سند، مراجعه حضوری به دفترخانه ضروری است.
نحوه انتخاب دفترخانه در سامانه:
- جستجو بر اساس استان، شهر و محدوده جغرافیایی
- جستجو بر اساس شماره دفترخانه (در صورتی که دفتر خاصی مدنظر باشد)
- مشاهده لیست دفاتر نزدیک روی نقشه
- انتخاب دفترخانه‌ای که آماده همکاری و تنظیم سند باشد (سامانه در لحظه اعلام می‌کند کدام دفاتر امکان پذیرش دارند)
پس از انتخاب دفترخانه، شماره آن در متن قرارداد درج می‌شود و همه طرفین متعهد می‌شوند که در زمان تعیین‌شده به همان دفتر مراجعه کنند.
نکته مهم:
اگر دفترخانه انتخاب‌شده در آینده به هر دلیلی (مانند محدودیت قانونی یا ظرفیت تکمیل) قادر به ثبت سند نباشد، سامانه به‌صورت خودکار یک دفتر جایگزین معرفی خواهد کرد.
توصیه کارشناسان ملکچین:
در انتخاب دفترخانه دقت کنید. پیشنهاد می‌شود دفاتری را انتخاب کنید که:
- دسترسی مناسب داشته باشند
- تجربه کافی در تنظیم معاملات ملکی داشته باشند
- آمادگی لازم برای همکاری سریع و دقیق را داشته باشند
8 . امضای قرارداد از طریق سامانه (نسخه جدید)
در نسخه جدید سامانه کاتب، فرآیند امضای الکترونیکی دستخوش تغییر شده و دیگر نیازی به استفاده از اپلیکیشن‌های جداگانه یا نصب نرم‌افزار نیست. حالا همه مراحل مستقیماً از طریق خود سامانه انجام می‌شود، به شکلی ساده‌تر و قابل‌دسترس‌تر برای کاربران.
پس از آنکه مشاور املاک قرارداد را به‌طور کامل در سامانه ثبت کرد، کد تأیید دو عاملی برای شاهدان ارسال می‌شود و مشاور می‌تواند از سامانه خارج شود. در ادامه، هر یک از طرفین قرارداد (خریدار و فروشنده) با استفاده از یک رایانه یا گوشی موبایل دارای دوربین، وارد سامانه کاتب می‌شوند. اگر قبلاً ثبت‌نام کرده باشند، فقط با وارد کردن کد ملی وارد صفحه شخصی خود می‌شوند.
از آنجا با انتخاب بخش «اسناد رسمی» و ورود به «فهرست جامع درخواست‌ها»، به‌راحتی به قرارداد دسترسی پیدا کرده و مراحل تأیید و امضا را انجام می‌دهند. این مراحل شامل تأیید هویت دو مرحله‌ای و انجام تأیید نهایی در خود سامانه است. پس از اتمام، قرارداد به‌صورت خودکار در صفحه مشاور املاک تأیید و نهایی می‌شود.
نکته مهم:
در این نسخه جدید، نیازی به نصب برنامه یا داشتن توکن فیزیکی نیست، اما دسترسی به وب‌کم فعال یا دوربین موبایل الزامی است. بنابراین پیشنهاد می‌شود مشاوران املاک پیش از شروع فرایند، این موضوع را به طرفین اطلاع دهند تا روند امضا بدون تأخیر انجام شود.
9 . ثبت نهایی، دریافت شناسه قرارداد و مراجعه به دفترخانه
پس از امضای الکترونیکی قرارداد توسط طرفین و دو شاهد، سامانه به‌صورت خودکار فرآیند ثبت نهایی را انجام می‌دهد. در این مرحله، قرارداد به عنوان یک سند معتبر و قابل استناد در سامانه ثبت شده و به آن یک شناسه یکتا اختصاص داده می‌شود.
این شناسه چه کاربردی دارد؟
- امکان استعلام قرارداد از طریق سامانه برای طرفین، دفترخانه و مراجع ذی‌ربط
- درج قرارداد در دفتر الکترونیک املاک
- امکان پیگیری وضعیت قرارداد در مراحل بعدی (مثلاً در دفترخانه یا برای استرداد ملک در صورت فسخ)
گام نهایی
اگرچه بخش زیادی از قرارداد به‌صورت الکترونیکی انجام می‌شود، اما طبق مقررات، طرفین باید حداکثر ظرف سه ماه پس از ثبت قرارداد، به دفتر اسناد رسمی انتخاب‌شده مراجعه کنند تا:
- فرآیند رسمی انتقال سند انجام شود
- محدودیت‌های حقوقی مثل «عدم امکان فروش مجدد» یا «رهن» برطرف گردد
- مالیات، حق‌الثبت و سایر وجوه قانونی پرداخت شود
- خلاصه معامله در سامانه ثبت نهایی و قانونی شود
نکته مهم:
تا زمانی که طرفین به دفترخانه مراجعه نکنند، معامله به‌طور کامل رسمی نشده و خریدار (منتقل‌الیه) حق انجام هیچ معامله جدیدی روی ملک را نخواهد داشت.
توصیه کارشناسان ملکچین:
تکمیل فرآیند در دفترخانه را به روزهای آخر موکول نکنید. تجربه نشان داده که تأخیر در مراجعه، گاهی باعث بروز مشکلاتی مانند تغییر شرایط سند یا محدودیت‌های حقوقی جدید می‌شود. بهترین زمان مراجعه، در هفته‌های اول پس از ثبت قرارداد است.
جمع‌بندی | چرا قراردادهای یکسان آینده معاملات املاک‌اند؟
قرارداد یکسان، فقط یک قالب آماده نیست؛ بلکه پاسخی دقیق به نیازهای امروز بازار املاک است. از کاهش خطاهای انسانی گرفته تا حذف رفت‌وآمدهای غیرضروری به دفترخانه، این سامانه آمده تا فرآیند تنظیم قرارداد را ساده‌تر، سریع‌تر و مطمئن‌تر کند.
در این مقاله، با همراهی کارشناسان ملکچین، مراحل ثبت قرارداد یکسان در سامانه کاتب را قدم‌به‌قدم بررسی کردیم. بیایید نکات کلیدی را با هم مرور کنیم:
- ثبت قرارداد به‌صورت کاملاً الکترونیکی و شبانه‌روزی انجام می‌شود
- هویت طرفین و شاهدان به‌صورت دیجیتال احراز می‌شود
- سند ملک و امکان معامله به‌طور سیستمی بررسی می‌شود
- پرداخت‌ها قابل ردیابی و رسمی هستند
- پس از ثبت، قرارداد دارای شناسه رسمی و قابل استعلام است
- مراجعه به دفترخانه فقط برای رسمی‌سازی نهایی و رفع محدودیت‌هاست
توصیه نهایی ما در ملکچین:
اگر به‌دنبال معامله‌ای شفاف، مطمئن و قانونی هستید، قراردادهای یکسان در سامانه کاتب را دست‌کم نگیرید. با استفاده از این قابلیت، نه‌تنها از بروز بسیاری از اختلافات جلوگیری می‌کنید، بلکه جایگاه خود را به‌عنوان مشاور املاکی حرفه‌ای و به‌روز تثبیت خواهید کرد.
سوالات متداول درباره قرارداد های یکسان
در این بخش، به پرتکرارترین سوالاتی که درباره قراردادهای یکسان در سامانه کاتب برای کاربران و مشاوران املاک پیش می‌آید پاسخ داده‌ایم:
- قرارداد یکسان برای چه املاکی قابل استفاده است؟
تنها املاکی که دارای سند رسمی مالکیت هستند می‌توانند با استفاده از قرارداد یکسان معامله شوند. برای املاک قولنامه‌ای یا فاقد سند، امکان استفاده از این قالب وجود ندارد. - آیا میتوان بندهای قرارداد یکسان را تغییر داد یا شرط جدیدی اضافه کرد؟
خیر. قراردادهای یکسان قالبی استاندارد و غیرقابل‌ویرایش دارند. اگر نیاز به افزودن شروط خاص باشد، باید از طریق دفاتر اسناد رسمی و خارج از قالب قرارداد یکسان اقدام شود. - اگر یکی از طرفین قرارداد زیر ۱۸ سال باشد چه باید کرد؟
در این صورت امکان ثبت قرارداد از طریق سامانه وجود ندارد. معاملات با افراد زیر ۱۸ سال، یا نمایندگان آن‌ها (قیم، ولی یا وصی) فقط باید از طریق بخش تعیین روش قرارداد ثبت شود . - بعد از ثبت قرارداد، تا چه زمانی باید به دفترخانه مراجعه کنیم؟
طبق آیین‌نامه، طرفین قرارداد باید حداکثر ظرف سه ماه پس از ثبت قرارداد در سامانه کاتب، به دفتر اسناد رسمی منتخب مراجعه کنند تا مراحل رسمی‌سازی نهایی انجام شود. - آیا قراردادهای یکسان فقط برای خرید و فروش هستند؟
خیر. قراردادهای یکسان برای چند نوع معامله رسمی تعریف شده‌اند، از جمله: خرید و فروش، اجاره با مدت بیش از دو سال، صلح، پیش‌فروش و… هر کدام قالب مخصوص خود را در سامانه دارند. - اگر به اشتباه قرارداد را ثبت کنیم، امکان حذف یا اصلاح آن وجود دارد؟
تا قبل از امضای نهایی همه طرفین، امکان بازگشت به مرحله قبل و ویرایش یا حذف قرارداد وجود دارد. اما پس از امضای کامل، قرارداد در سامانه قفل شده و تنها از طریق فرآیند فسخ یا ابطال رسمی قابل پیگیری است.